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流程控制
1.文件管理流程的角色定義◕·│✘☁、職責
(1)文件管理員
負責管理各類文件◕•▩↟，擬定文件修訂計劃◕•▩↟，根據安全管理要求對各類文件進行安全分級◕•▩↟，設定不同安全級別文件的許可權☁₪•。組織可根據自身特點設一個或多個文件管理員管理文件☁₪•。
(2)文件安全稽核員
負責文件安全合規性管理及審計☁₪•。
2.管理工具
(1)電子化的文件管理平臺
文件分散為文件管理帶來許多問題◕•▩↟，包括文件查詢◕·│✘☁、文件版本控制◕·│✘☁、文件安全管理等☁₪•。組織建立起文件管理平臺後◕•▩↟，可透過集中文件◕·│✘☁、統一管理的方式◕•▩↟，在平臺上共享各類工作文件◕•▩↟，提高了文件的使用頻率◕•▩↟，使文件發揮出最大的效用☁₪•。完善的備份機制◕•▩↟，全文檢索功能◕•▩↟，文件版本控制的功能◕•▩↟，文件電子審批功能◕•▩↟，文件歸檔功能◕•▩↟，資訊許可權管理功能等等◕•▩↟，為組織提供了安全◕·│✘☁、便捷的文件處理中心◕•▩↟，提高了文件的及時性和準確性☁₪•。
(2)制度評審體制
為保證各類流程管理制度及時更新◕•▩↟，組織須規範規章制度建設活動◕•▩↟，建立和完善規章制度體系◕•▩↟，制定流程管理制度更新計劃◕•▩↟，定期組織制度評審會◕•▩↟，對流程擬新增釋出◕·│✘☁、修訂◕·│✘☁、合併及廢止的規章制度進行評審☁₪•。制度評審會對流程管理制度的合規性◕·│✘☁、合理性◕·│✘☁、嚴密性和操作性進行評估◕•▩↟，並及時廢止失效的制度◕•▩↟，確保各流程管理制度能及時最佳化◕•▩↟，同時透過制度評審會◕•▩↟，組織內部對各流程管理制度達成一致的見解◕•▩↟，為管理流程的落實做好鋪墊☁₪•。
(3)關鍵指標KPI指標的設定
文件管理成功與否在於兩點·↟·│•：其一是否建立合理的文件管理體系☁₪•。文件管理體系可透過規範各類文件的定義◕•▩↟，規範文件的編寫◕•▩↟，定義各項工作的可交付文件◕•▩↟，以此來檢查各項工作的開展情況◕•▩↟，也便於對文件的日常維護和查詢☁₪•。當然◕•▩↟，合理的文件管理體系不是一朝一夕能夠建成的◕•▩↟，需要長期累積◕•▩↟，並在實施中不斷完善◕•▩↟，適應不斷變化的管理要求☁₪•。
文件管理另一個要求就是能夠控制和管理與質量體系有關的文件資料◕•▩↟，確保對質量管理體系有效執行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應體系文件的有效版本；為保證各管理流程根據實際工作情況整理修訂流程管理文件◕•▩↟，文件管理需在每年制定詳細的文件修訂計劃◕•▩↟，以此督促各流程文件在規定期限內至少修訂一次◕•▩↟，並以此作為文件管理流程的KPI值☁₪•。
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